A. Pengertian
EDI (Electronic Data Interchange)
Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data
bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange
Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format
standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer
ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga
organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari
satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa
memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan
yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari
manusia.
Electronic Data Interchange adalah Pemindahan data secara elektronik antara 1 perusahaan maupun lebih.
Electronic data Interchange membuat form standar yang termasuk dalam
pembelian order suatu barang, penagihan serta kofnfirmasi yang lebih
baik dari ASN.
Electronic data interchange sangat penting untuk setiap industri baru,
termasuk retail, health care, finansial,otomotif dengan penggunaannya
untuk untuk setiap kegiatan operasional.
Saat ini makin banyak industri yang mulai memperhitungkan keuntungan
untuk mengurangi cost dan menaikkan pelayanan dan kepuasan pelanggan
dengan penggunaan aplikasi EDI.
B. Prinsip Teknologi EDI
Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa
aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang
terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan
singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for
Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa
tersebut distandardisasi oleh PBB.
Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku
bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur
untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan
peralatan yang telah tersedia.
C. Tujuan utama
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar
teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan
dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien
karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan
proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan
biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga
diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan
diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses
tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut
akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis
dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat,
mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat,
pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan
secara elektronik.
D. Componen dasar EDI
• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software
E. Software OS-EDI yang digunakan berupa
• Bayan Commerce
• IDX-IDEA
• NextGen-EDI
• RAXINC
• Dll
F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:
• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll
G. Kelebihan/keutamaan EDI
• Revenue Stream yang baru
• Meningkatkan market (exposure)
• Menurunkan biaya operational (operational cost)
• Memperpendek waktu,automatic
• Mengurangi informasi data yang mengembang
• Meningkatkan supplier management
• Melebarkan jangkawan (global reach)
• Meningkatkan customer loyality (customer service)
• Meningkatkan value chain
H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI
• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing
I. Transmission EDI (pemancaran EDI)
• Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
• Verification
• Responses transaction
• Transmital yang berlulanga kali
J. Transaction terms (transaksi EDI)
• Cooperative CSP tarif
• Convidentialy
• Validity (Enforceability)
• Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
• Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
• Service Providers)
• Adanya persetujuan sah
K. Step proses Properreceipt and Verification EDI
• Enter claim information (masukkan permintaan data)
• Enter data and complete instruction.
• Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
• Transmit Data
• Retrieve and review reports
• Prepare and mail attachments with EDI labels
MANFAAT EDI
Manfaat EDI secara Umum adalah:
• Mengurangi kesalahan
• Mengurangi biaya
• Meningkatkan efisiensi operasional
• Meningkatkan kemampuan bersaing
• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
• Meningkatkan pelayanan pelanggan
Selain itu manfaat EDI secara detail adalah:
• Pertukaran informasi data dapat dilakukan antar aplikasi sehingga
tidak perlu re –entry data dari sisi penerima dan tidak diperlukan
proses printing dari sisi pengirim
• Penyampaian atau penerimaan informasi dari dokumen lebih cepat dan aman.
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan mendukung terbentuknya
electronic trading dan
EDI merupakan pertukaran data elektronik yang
telah disepakati.
Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.
• Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak
akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan
tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
• Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
• Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena
tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi
dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi
kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
• Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
• Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara
EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI
didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.
Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang
baik itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan
bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh
organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan
yang ada. Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI
didalam proses bisnisnya.
o Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
o Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan
laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs) , freight
forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti
kemas, asuransi, surveyor.
o Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
o Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada
masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik,
perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian&
perdagangan, karantina, dll.
EDI dapat dapat diimplementasikan diimplementasikan apabila apabila ada
ada suatu suatu komuniti dimana didalamnya ada ada pihak pihak yang yang
disebut hub dan spoke. Hub adalah pihak pihak yang mewajibkan mitra
kerjanya yaitu yang disebut spoke untuk menggunakan EDI. Selain itu,
organisasi yang akan menerapkan EDI juga harus memenuhi standar yang
telah ditetapkan. Standar tersebut mencakup aspek software dan hardware
yang akan digunakan serta format data elektronik. Standar internasional
EDI yang berlaku saat ini ialah :
o Automotive Industry Action Group (AIAG)
o X.12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada
o EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan standar yang berlaku diEropa.